— Folio: Angebote & Rechnungen
Wie versende ich ein Dokument und was bedeutet der Sperr-Status?
5 Min. Lesezeit · aktualisiert 2026-08
Ein fertiges Angebot oder eine Rechnung gibst du über den Knopf Senden aus dem Editor heraus. Es öffnet sich ein Dialog mit drei Wegen – du entscheidest, wie das Dokument zum Kunden kommt.
Die drei Wege
- PDF herunterladen – speichert das PDF lokal, damit du es selbst weitergeben oder ausdrucken kannst.
- Per E-Mail senden – geht direkt an den Empfänger, das PDF hängt automatisch an.
- Im Kundenportal bereitstellen – lädt das PDF ins Kundenportal und schickt dem Kunden eine Mail mit dem Link dorthin.
Wichtig: ALLE drei Wege setzen den Status auf versendet und sperren das Dokument – auch „PDF herunterladen“. Aus Sicht der GoBD hast du den Beleg damit aus der Hand gegeben. Lade das PDF also nicht „nur mal zum Anschauen“ herunter; für einen Blick auf das Layout nutzt du die Vorschau im Editor.
Per E-Mail senden – Schritt für Schritt
- 1Öffne das Dokument im Editor und speichere es.
- 2Klicke auf Senden und wähle Per E-Mail senden.
- 3Trage die Empfängeradresse im Feld An ein (Pflichtfeld) und optional CC oder BCC.
- 4Passe Betreff und Nachricht an – ein Textvorschlag ist bereits eingetragen.
- 5Abschicken. Das PDF hängt automatisch an.
Der Versand kommt von deiner eigenen E-Mail-Adresse. Dafür muss dein Postfach (IMAP/SMTP) in den Einstellungen verbunden sein. Fehlt es, ist der E-Mail-Weg im Dialog ausgegraut und bookartist sagt dir, warum.
Was der Sperr-Status bedeutet
Sobald ein Dokument versendet ist, wird es schreibgeschützt: „Dieses Dokument ist abgeschlossen.“ Das ist eine GoBD-Vorgabe – verschickte Belege dürfen nicht mehr unbemerkt verändert werden. Der Status wechselt von Entwurf auf Versendet.
Im Free-Tarif steht oben links auf jedem PDF „Erstellt mit BOOKARTIST“. Ab dem Starter-Tarif ist das PDF frei davon.
Trotzdem etwas ändern?
- Nutze Als Vorlage, um eine Kopie zum Weiterbearbeiten zu erstellen.
- Storniere das Dokument, wenn es fehlerhaft raus ist, und erstelle ein neues.
- Über Erneut senden verschickst du dasselbe Dokument noch einmal, ohne es zu ändern.
Den Status verfolgen
In der Folio-Liste siehst du am Status-Etikett, wo dein Dokument steht: Versendet, Im Kundenportal abgerufen (wenn dein Kunde es geöffnet hat), Akzeptiert, Abgelehnt, Bezahlt und so weiter.
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