— Folio: Angebote & Rechnungen
Nummernkreise & GoBD: Nummern selbst formatieren
6 Min. Lesezeit · aktualisiert 2026-08
Damit deine Belege sauber und nachvollziehbar bleiben, vergibt bookartist Dokumentnummern automatisch und fortlaufend. Du musst dir keine eigene Nummer ausdenken – jedes Dokument bekommt beim Anlegen die nächste freie Nummer aus dem passenden Nummernkreis. Wie diese Nummer AUSSIEHT, kannst du dagegen selbst festlegen.
Jede Dokumentart hat ihren eigenen Zähler
Das ist wichtig zu wissen: Es gibt nicht einen Rechnungs-Nummernkreis, in dem alles mitläuft. Jede Art zählt für sich – Angebot, Rechnung, Auftragsbestätigung, Mahnung, Abschlagsrechnung, Schlussrechnung, Gutschrift und Stornorechnung haben jeweils einen eigenen Kreis mit eigenem Kürzel und eigenem Stand. Eine Stornorechnung bekommt also nicht die nächste Rechnungsnummer, sondern die nächste Stornonummer.
Auch Kundennummern laufen darüber
Jeder Kunde bekommt beim Anlegen automatisch eine Kundennummer – du musst dafür nichts tun. Die Vorgabe ist KD-0001, danach durchlaufend. Kundennummern tragen bewusst kein Jahr und werden nie zurückgesetzt: Sie identifizieren einen Kunden dauerhaft, nicht seinen Jahrgang.
Wo du das Format einstellst
In den Einstellungen findest du unter „Betrieb“ den Tab „Nummernkreise“. Dort steht jede Dokumentart mit ihrem eigenen Formular, und darunter zeigt eine Live-Vorschau sofort die nächsten drei Nummern in deinem gewählten Format.
Das kannst du je Dokumentart einstellen
- Kürzel: der Buchstaben-Teil vorn, z. B. RE oder 2026-R. Erlaubt sind Großbuchstaben, Ziffern sowie - / und Punkt.
- Trennzeichen zwischen den Bausteinen: Bindestrich, Schrägstrich, Punkt – oder gar keins.
- Jahr: vierstellig (2026), zweistellig (26) oder gar nicht.
- Monat: zweistellig mitführen oder weglassen.
- Stellen des laufenden Zählers, also die führenden Nullen (2 bis 6 Stellen).
- Reset: der Zähler beginnt jährlich wieder bei 1, monatlich – oder nie.
Höchstens 12 Zeichen
Die fertige Nummer darf nicht länger als 12 Zeichen werden. Das ist keine Willkür, sondern der Platz, den der Bezugszeichen-Block im PDF hergibt – längere Nummern würden in den Seitenrand laufen. Gerechnet wird dabei mit der längsten möglichen Nummer, nicht mit der ersten: „AN-2026-0001“ passt gerade so. Willst du den Monat mitführen, musst du das Jahr zweistellig wählen („RE-26-08-001“ sind genau 12). Passt eine Einstellung nicht, sagt dir das Formular das sofort und lässt sie nicht speichern.
Nummern werden beim Erzeugen in der Datenbank reserviert. Auch wenn du mehrere Dokumente kurz hintereinander anlegst, entstehen keine Dopplungen und keine Lücken. Änderst du das Format, gilt es für neue Dokumente – bereits vergebene Nummern bleiben, wie sie sind.
Was bedeutet GoBD hier konkret?
Die GoBD verlangen unter anderem, dass Belege nicht nachträglich unbemerkt verändert werden. Deshalb sperrt bookartist ein Dokument, sobald du es versendest: Es wird schreibgeschützt und trägt den Hinweis „Dokument ist versendet – schreibgeschützt (GoBD)“.
Musst du an einem bereits versendeten Dokument etwas ändern, storniere es und erstelle ein neues – oder nutze es über Als Vorlage als Ausgangspunkt. So bleibt die Historie unverändert erhalten.
Stornos statt Löschen
Eine versendete Rechnung löschst du nicht einfach. Stattdessen erzeugt der Storno eine Stornorechnung mit negativen Beträgen; die Originalrechnung erhält den Status storniert. So bleibt für das Finanzamt jederzeit nachvollziehbar, was passiert ist. Nur Entwürfe lassen sich vollständig löschen.
Grunddaten wie das Standard-Zahlungsziel oder den Umsatzsteuersatz stellst du woanders ein, nämlich in den Folio-Einstellungen. Die Nummernkreise sitzen bewusst in den allgemeinen Einstellungen, weil sie auch die Kundennummern regeln.
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