— Folio: Angebote & Rechnungen

Wie funktioniert das Mahnwesen (Stufen 1–3)?

6 Min. Lesezeit · aktualisiert 2026-08

Das Mahnwesen gehört fest zu Folio – nicht zu einer separaten Buchhaltung. Dort siehst du alle Rechnungen, deren Fälligkeit überschritten ist, und erstellst mit wenigen Klicks eine passende Zahlungserinnerung oder Mahnung.

Wo du das Mahnwesen findest

Einen eigenen Menüpunkt gibt es nicht. Du erreichst das Mahnwesen aus dem Folio heraus: über das ⋯-Menü einer überfälligen Dokumentzeile oder über das Banner, das dir oben in der Liste die überfälligen Rechnungen samt offenem Gesamtbetrag zusammenfasst.

Die drei Stufen

• Stufe 1 – Zahlungserinnerung: freundlich, mit Bitte um Zahlung.
• Stufe 2 – Mahnung: bestimmter, mit Zahlungsfrist und Mahngebühr.
• Stufe 3 – Letzte Mahnung: mit Hinweis auf weitere Schritte (z. B. Inkasso).

Fristen und Gebühren selbst festlegen

Wann eine Rechnung in welcher Stufe landet und welche Gebühr dazukommt, stellst du in den Folio-Einstellungen im Abschnitt Mahnwesen ein – je Stufe eine Frist in Tagen nach Fälligkeit und ein Gebührenbetrag. Die Vorgaben sind 14, 30 und 45 Tage, jeweils ohne Gebühr. Ist die Gebühr größer als 0, erscheint sie als eigene Position „Mahngebühr“ auf dem Dokument. Verschickt wird nichts von selbst: Die Fristen steuern nur, welche Rechnungen dir als überfällig angezeigt werden – die Mahnung erstellst du daraus mit einem Klick.

Eine Mahnung erstellen

1. 1In der Folio-Liste die überfällige Rechnung suchen – oder das Überfällig-Banner oben nutzen.
2. 2Im ⋯-Menü der Zeile die Mahnung aufrufen.
3. 3Editor wählen, um die Mahnung mit eigenem Text im Folio-Editor zu öffnen – oder Direkt senden, um sie sofort per E-Mail zu verschicken.
4. 4Mahnungstext und Mahngebühr prüfen und das Dokument verschicken.

Status und Übersicht

Nach dem Versand bekommt die Rechnung den Status Mahnung 1, Mahnung 2 bzw. Mahnung 3. In der Folio-Liste erkennst du gemahnte Vorgänge sofort am Status-Etikett. Sobald der Kunde zahlt, markierst du die Rechnung als bezahlt – sie verschwindet dann aus der Mahn-Liste.