Rechnungen schreiben als Künstler: Leitfaden 2026
Pflichtangaben, MwSt., Kleinunternehmer, GoBD-Archivierung: alles, was auf eine Künstler-Rechnung gehört.
Korrekte Rechnungen sind nicht kompliziert, wenn du weißt, worauf du achten musst. Hier alles Nötige ohne Juristendeutsch.
Pflichtangaben nach § 14 UStG
- Vollständiger Name und Adresse: deine und die des Kunden
- Steuernummer oder USt-IdNr.: eines von beiden reicht
- Rechnungsnummer: fortlaufend, ohne Lücken (z. B. RE-2026-0001)
- Rechnungsdatum: Tag der Ausstellung
- Leistungsdatum: wann du aufgetreten bist
- Menge und Beschreibung: was du geleistet hast
- Entgelt und Steuer: Netto, USt., Brutto aufgeschlüsselt
- Steuersatz: 19 % Regelsatz, 7 % ermäßigt
Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)
Höchstens 25.000 € Umsatz im Vorjahr und im laufenden Jahr nicht mehr als 100.000 € (Grenzen seit 1. Januar 2025): Keine MwSt. auf Rechnungen, aber Hinweis nötig: „Kein Ausweis der Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG."
Vorteil: einfacher. Nachteil: Keine Vorsteuer abziehbar. Hast du hohe Ausgaben, etwa für Technik oder ein Fahrzeug, kann sich die Regelbesteuerung lohnen. Lass das von deinem Steuerberater durchrechnen.
Typische Positionen für Künstler
- Honorar / Gage: deine Bühnenleistung
- Anfahrt: Kilometerpauschale (0,30 €/km) oder tatsächliche Kosten
- Übernachtung: bei auswärtigen Events
- Equipment: eigene Technik, Requisiten
- Vorbereitung: bei individuell erstellten Shows
- Nutzungsrechte: bei Video- und Foto-Aufnahmen
E-Rechnung: was wann gilt
Die Pflicht betrifft nur Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). An Privatkunden (Hochzeit, Geburtstag, Firmenfeier einer Privatperson) darfst du weiter ein PDF schicken. Für die meisten Künstler ist das der Großteil.
Der Fahrplan im Umsatzsteuergesetz:
- Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ein normales E-Mail-Postfach genügt dafür.
- Bis Ende 2026 darfst du weiter Papier oder PDF versenden.
- 2027 gilt das noch, wenn dein Vorjahresumsatz unter 800.000 € lag.
- Ab 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung im B2B für alle Pflicht.
Wichtig für die Wahl deines Programms: Nicht jedes „ZUGFeRD" zählt. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Norm EN 16931 nicht und gelten laut BMF-Schreiben vom 15.10.2024 nicht als E-Rechnung. Anerkannt sind XRechnung sowie ZUGFeRD ab BASIC.
Das ersetzt keine Beratung. Sprich es mit deinem Steuerberater durch.
GoBD-konforme Archivierung
10 Jahre Aufbewahrungsfrist. Änderungen müssen nachvollziehbar sein, also Word-Dateien nicht einfach überschreiben. Ein Cloud-Archiv ist in Ordnung, wenn es unveränderbar ist.
Fazit
Mit bookartist erstellst du Rechnungen direkt aus der Buchung, mit fortlaufenden Nummern und allen Pflichtangaben.