— Automationen & Workflows

Eine Automation Schritt für Schritt bauen

7 Min. Lesezeit · aktualisiert 2026-08

Im Baukasten unter „Automatisierung" setzt du deine Abläufe wie in einem Rezept zusammen: erst der Auslöser, dann die Schritte, optional mit Bedingungen. Alles in normaler Sprache.

Schritt 1: Auslöser wählen

Der Auslöser bestimmt, wann der Ablauf startet. Zur Auswahl stehen unter anderem:

• Neue Anfrage geht ein
• Status wechselt auf … (z. B. auf „Bestätigt")
• Dokument versendet
• Zeitpunkt vor/nach dem Event
• Rechnung überfällig
• Kunde meldet sich nicht
• Ich starte von Hand

Schritt 2: Bausteine hinzufügen

Die Palette ist ein Raster aus Kacheln, sortiert nach Kommunikation, Dokumente & Portal, Aufgaben & Status sowie Zeit & Logik. Du klickst eine Kachel an und der Baustein hängt sich hinten an deinen Ablauf — gezogen wird hier nichts. Zur Auswahl stehen z. B. „Mail senden", „Aufgabe anlegen", „Status ändern", „Mich erinnern", „Warten" oder einer der Luminus-Bausteine. Bei „Mail senden" legst du fest: an wen (Kunde, an mich oder eine andere Adresse), welche Vorlage und ob sie „Erst zur Freigabe" kommt oder „Automatisch senden" soll.

Schritt 3: Bedingungen (optional)

Mit „Nur wenn"-Bedingungen schränkst du ein, wann der Ablauf greift — etwa „Anlass enthält Hochzeit" oder „geplante Gage größer als 500". Du kannst sogar Luminus per Freitext-Frage entscheiden lassen (z. B. „Wirkt das nach einer Firmenfeier?"). Der Baustein „Wenn / Bedingung" verzweigt mitten im Ablauf in einen „Dann"- und einen „Sonst"-Zweig.

Schritt 4: Speichern und scharf schalten

1. 1Dem Ablauf einen Namen geben.
2. 2Speichern — bookartist legt je nach Bau eine Automation oder einen Workflow an.
3. 3Über den Schalter aktiv schalten, damit der Ablauf wirklich läuft.