E-Rechnung für Künstler: Was ab 2025, 2027 und 2028 gilt

Das Wichtigste in Kürze

• Seit 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können, auch als Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür.
• Ausstellen musst du E-Rechnungen nur an Unternehmen in Deutschland. Spätestens ab 2028 gilt das für alle, die nicht Kleinunternehmer sind.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen dauerhaft befreit (§ 34a UStDV). Sie dürfen weiter Papier oder PDF schicken.
• Rechnungen an Privatleute, etwa an ein Brautpaar oder für einen privaten Geburtstag, sind nicht betroffen. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto auch nicht.
• Ein PDF ist keine E-Rechnung. Gemeint ist eine Datei in einem strukturierten Format nach EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD.

Hinweis: Stand Oktober 2026. Allgemeine Orientierung, keine Steuerberatung. Für deinen Einzelfall fragst du am besten deine Steuerberatung oder dein Finanzamt.

Was ist eine E-Rechnung überhaupt?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine Software ohne Abtippen auslesen kann. So steht es seit 2025 in § 14 Abs. 1 UStG. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.

Die zwei gängigen Formate in Deutschland:

• XRechnung: eine reine XML-Datei. Menschen lesen sie mit einem Betrachter, Programme lesen sie direkt. Behörden verlangen sie meist mit einer Leitweg-ID.
• ZUGFeRD: ein PDF, in das die XML-Daten eingebettet sind. Das Profil muss mindestens EN 16931 erfüllen. Die kleinen Profile MINIMUM und BASIC-WL zählen laut BMF nicht als E-Rechnung.

Ein normales PDF per Mail, ein Foto oder ein Scan sind eine „sonstige Rechnung“. Die darfst du nur noch verschicken, wo die Übergangsregeln oder eine Ausnahme es erlauben.

Ab wann musst du was tun?

Die Übergangsfristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Für die meisten Solo-Künstler heißt das: Bis Ende 2027 darfst du Firmenkunden noch ein PDF schicken, wenn sie einverstanden sind. Ab 2028 brauchst du für jede Rechnung an eine Firma eine echte E-Rechnung.

Welche deiner Kunden betrifft das?

Entscheidend ist, wer die Rechnung bekommt.

• Brautpaar, Privatperson, Familie: keine E-Rechnungspflicht. Ein PDF bleibt in Ordnung, auch 2028.
• Firma, Agentur, Hotel, Eventlocation, Veranstaltungsfirma: E-Rechnungspflicht für dich, sobald die Übergangszeit endet, außer du bist Kleinunternehmer.
• Verein ohne unternehmerische Tätigkeit, Schule, Kirchengemeinde: keine Pflicht nach dem Umsatzsteuergesetz, weil der Empfänger kein Unternehmer ist. Behörden und öffentliche Auftraggeber verlangen trotzdem oft eine XRechnung, aus eigenen Vergaberegeln.
• Kunde im Ausland: Die Pflicht gilt nur für Umsätze zwischen Unternehmern, die beide in Deutschland ansässig sind.

Beispiel: Du spielst im Mai 2028 als DJ auf einer Hochzeit und im Juni auf der Sommerfeier eines Autohauses. Die Hochzeit rechnest du wie gewohnt als PDF ab. Das Autohaus bekommt eine E-Rechnung, sofern du nicht Kleinunternehmer bist.

Bin ich als Kleinunternehmer raus?

Beim Ausstellen ja, dauerhaft. Nach § 34a UStDV darfst du als Kleinunternehmer deine Rechnungen immer als sonstige Rechnung schicken, also als Papier oder PDF. Das gilt auch nach 2028.

Beim Empfangen nein. Das BMF schreibt ausdrücklich, dass auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können müssen. Wenn dir der Musikladen, der Verleih für Lichttechnik oder die Druckerei ab 2028 eine XRechnung schickt, musst du sie annehmen, lesen und aufbewahren.

Wechselst du von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung, gilt ab dann auch die Pflicht zum Ausstellen. Ob sich der Wechsel lohnt, steht in unserem Artikel Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung.

Welche Ausnahmen gibt es noch?

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV), etwa ein kurzer Auftritt mit kleiner Gage.
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV).
• Viele steuerfreie Umsätze, zum Beispiel Unterricht, der nach § 4 Nr. 21 UStG steuerfrei ist.

Für Gagen an Firmen trifft meist keine dieser Ausnahmen zu. Plane also mit der E-Rechnung.

Was musst du jetzt konkret tun?

Empfang einrichten (gilt schon heute)

1. Leg eine feste Adresse für Rechnungen fest, zum Beispiel rechnung@deinname.de, und gib sie Lieferanten weiter.
2. Sorg dafür, dass du XML-Dateien lesen kannst. Kostenlose Betrachter gibt es von der öffentlichen Verwaltung, viele Buchhaltungsprogramme zeigen sie direkt an.
3. Leite E-Rechnungen an deine Steuerberatung oder in deine Buchhaltung weiter, und zwar als Originaldatei.

Richtig aufbewahren

Die XML-Datei ist das Original. Ein Ausdruck oder ein PDF daneben ersetzt sie nicht. Bewahre E-Rechnungen unverändert und auffindbar auf, so wie es die GoBD verlangen. Rechnungen sind Buchungsbelege, dafür gilt eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 147 AO). Ein Ordner im Mailprogramm ist dafür auf Dauer zu wenig, weil Mails gelöscht oder verschoben werden können.

Ausstellen vorbereiten (bis spätestens 2028)

• Prüf, welche deiner Kunden Firmen sind. Bei vielen Künstlern sind das Agenturen, Hotels und Firmenfeiern.
• Frag Firmenkunden, wohin die E-Rechnung gehen soll. Größere Firmen haben oft eine eigene Adresse für Eingangsrechnungen.
• Stell deine Rechnungen auf ein Programm um, das E-Rechnungen erzeugt. In Word oder Excel geht das nicht.

Checkliste E-Rechnung für Künstler

• Rechnungsadresse für eingehende E-Rechnungen eingerichtet
• Betrachter für XML-Dateien vorhanden
• Ablage für Originaldateien, acht Jahre auffindbar
• Liste: Welche Kunden sind Unternehmen in Deutschland?
• Status geklärt: Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung?
• Rechnungsprogramm, das XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931 erzeugt

So hilft dir bookartist

In bookartist schreibst du Angebote und Rechnungen im Folio. Jede Rechnung kannst du zusätzlich als E-Rechnung ausgeben: als XML-Datei nach EN 16931 (CII), mit Leitweg-ID für Behörden als XRechnung 3.0. Das PDF geht als Lesefassung mit. Das ist in jedem Tarif enthalten, auch im kostenlosen Free-Tarif mit einem Angebot und einer Rechnung im Monat. Ab Premium landen deine Rechnungen auf Wunsch automatisch in sevDesk. Ausprobieren kannst du es kostenlos. Was sonst auf jede Rechnung gehört, steht im Leitfaden Rechnungen schreiben, eine Vorlage findest du unter Rechnungsvorlage für Künstler.

Quellen

• BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung, mit den BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen
• § 27 Abs. 38 UStG, Übergangsregeln
• § 33 UStDV, Kleinbetragsrechnungen und § 34a UStDV, Kleinunternehmer
• § 147 AO, Aufbewahrungsfristen

FAQ

Muss ich einem Brautpaar eine E-Rechnung schicken?

Nein. Die Pflicht gilt nur für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland. Privatleute bekommen weiter ein PDF oder Papier.

Ist ein PDF per Mail eine E-Rechnung?

Nein. Ein einfaches PDF ist eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung braucht ein strukturiertes Format nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931.

Muss ich als Kleinunternehmer etwas tun?

Ja, beim Empfang. Du musst E-Rechnungen annehmen und als Originaldatei aufbewahren können. Deine eigenen Rechnungen darfst du dauerhaft als PDF oder auf Papier schicken.

Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang?

Ja. Laut BMF genügt ein E-Mail-Postfach. Wichtig ist, dass du die XML-Datei lesen und unverändert aufbewahren kannst.

Was passiert, wenn ich 2028 noch ein PDF an eine Firma schicke?

Dann hast du keine ordnungsgemäße Rechnung ausgestellt. Für deinen Kunden kann das den Vorsteuerabzug gefährden, darum werden Firmen zunehmend auf einer E-Rechnung bestehen.