Fahrtkosten berechnen als Künstler: Kunde und Finanzamt
Fahrtkosten als Künstler berechnen: Kilometerpreis kalkulieren, Anfahrt richtig in Rechnung stellen, Umsatzsteuer und 0,30 € in der Steuer.
Das Wichtigste in Kürze
- Was du dem Kunden für die Anfahrt berechnest, legst du selbst fest. Der steuerliche Satz von 0,30 € pro Kilometer ist kein Preis für deine Rechnung.
- Rechne Hin- und Rückweg, die Zeit im Auto und den Transport von Equipment ein. Bei langen Strecken kommt eine Übernachtung dazu.
- Weiterberechnete Fahrtkosten gehören zur Gage. Sie bekommen denselben Umsatzsteuersatz wie dein Auftritt, auch wenn das Bahnticket mit 7 Prozent belastet war.
- In deiner Steuer setzt du betriebliche Fahrten mit dem Privatwagen pauschal mit 0,30 € je gefahrenem Kilometer an oder mit den tatsächlichen Kosten.
- Bei Auswärtstätigkeit über 8 Stunden kannst du 14 € Verpflegungspauschale ansetzen, bei 24 Stunden 28 €.
Hinweis: Stand Oktober 2026. Allgemeine Orientierung, keine Steuerberatung. Für deinen Einzelfall frag deine Steuerberatung.
Welche Kosten stecken in einer Anfahrt?
Viele Künstler rechnen nur Sprit. Damit legen sie bei weiten Fahrten drauf. Zu einer Anfahrt gehören:
- Fahrzeugkosten: Sprit oder Strom, Verschleiß, Versicherung, Wertverlust
- Zeit: Drei Stunden Fahrt sind drei Stunden, in denen du keinen anderen Auftritt spielst
- Equipment: Größeres Auto oder Transporter, Anhänger, mehr Aufwand beim Laden
- Maut, Parken, Fähre
- Übernachtung, wenn die Rückfahrt nach dem Auftritt nicht zumutbar ist
- Mitfahrer: Bandmitglieder, Techniker, Assistenz
Pauschale, Kilometerpreis oder Zonen?
Es gibt drei übliche Modelle. Welches du nimmst, hängt davon ab, wie weit du typischerweise fährst.
| Modell | So funktioniert es | Passt, wenn |
|---|---|---|
| Inklusiv-Radius plus km-Preis | Bis zu einer Entfernung ist die Anfahrt in der Gage, darüber kostet jeder Kilometer | du meist regional spielst, ab und zu weiter |
| Kilometerpreis ab dem ersten km | Jeder gefahrene Kilometer wird berechnet | deine Gage ohne Anfahrt klar kalkuliert ist |
| Zonen | Feste Beträge je Entfernungsring | du Angebote schnell und einfach halten willst |
Welche Positionen ein Angebot sonst noch braucht und wie du Überstunden anbietest, steht am Beispiel einer Hochzeitsband im Artikel Hochzeitsband-Angebot mit Anfahrt und Überstunden. Hier geht es um die Rechnung dahinter.
Wie rechnest du deinen Kilometerpreis aus?
Rechne einmal im Jahr mit deinen echten Zahlen. Ein Beispiel mit runden Beispielwerten zum Nachrechnen, setz deine eigenen Zahlen ein:
Beispiel Zauberer mit Kombi:
- Fahrzeugkosten im Jahr (Sprit, Versicherung, Steuer, Werkstatt, Wertverlust): 6.000 €
- Gefahrene Kilometer im Jahr: 20.000 km
- Kosten je Kilometer: 6.000 € ÷ 20.000 km = 0,30 €
Dazu kommt deine Zeit. Angenommen, du willst für Fahrzeit 30 € pro Stunde und fährst im Schnitt 80 km pro Stunde. Das sind 30 € ÷ 80 km, also rund 0,38 € pro Kilometer. Zusammen kommst du auf etwa 0,68 € je gefahrenem Kilometer.
Anwendung: Der Auftritt ist 120 km entfernt. Hin und zurück sind das 240 km. 240 km × 0,68 € = 163,20 € Anfahrt. Mit einem Inklusiv-Radius von 30 km berechnest du nur die Strecke darüber: 2 × 90 km = 180 km × 0,68 € = 122,40 €.
Für eine Band rechnest du mit den Kosten aller Fahrzeuge und der Zeit aller Mitfahrer. Bei schwerem Equipment lohnt sich ein eigener Satz für den Transporter.
Wann kommt eine Übernachtung dazu?
Leg eine Grenze fest, ab der du übernachtest, zum Beispiel ab einer bestimmten Fahrzeit nach Auftrittsende. Nach einer Hochzeit bis 1 Uhr nachts noch vier Stunden zu fahren, ist ein Sicherheitsrisiko. Schreib ins Angebot, ob der Kunde das Hotel bucht oder du es buchst und weiterberechnest.
Wie sieht das auf der Rechnung aus?
Die Anfahrt ist eine eigene Position, damit der Kunde sieht, wofür er zahlt:
| Position | Menge | Preis | Betrag |
|---|---|---|---|
| Auftritt Zaubershow, 2 × 45 Min. | 1 | 900,00 € | 900,00 € |
| Anfahrt (über 30 km Inklusiv-Radius) | 180 km | 0,68 € | 122,40 € |
| Übernachtung laut Absprache | 1 | 95,00 € | 95,00 € |
Welche Umsatzsteuer gilt für Fahrtkosten?
Weiterberechnete Fahrt- und Reisekosten sind kein durchlaufender Posten. Sie gehören zum Entgelt für deinen Auftritt und sind eine Nebenleistung. Nebenleistungen teilen das umsatzsteuerliche Schicksal der Hauptleistung. Unterliegt dein Auftritt 19 Prozent, berechnest du auch auf Kilometer, Bahnticket und Hotel 19 Prozent.
Bahnticket-Beispiel: Dein Ticket kostet 107 € brutto, darin 7 € Vorsteuer. Du ziehst dir die 7 € als Vorsteuer, berechnest dem Kunden den Nettobetrag von 100 € und schlägst darauf die Umsatzsteuer deiner Hauptleistung auf: 100 € + 19 € = 119 €.
Bist du Kleinunternehmer, weist du auf der ganzen Rechnung keine Umsatzsteuer aus, also auch nicht auf die Anfahrt. Dann berechnest du die Bruttokosten weiter, weil du keine Vorsteuer abziehen kannst.
Was setzt du in deiner Steuer an?
Fahrten zu Auftritten sind betriebliche Fahrten. Fährst du mit deinem privaten Auto, kannst du für jeden gefahrenen Kilometer pauschal 0,30 € als Betriebsausgabe ansetzen. Der Satz stammt aus dem Bundesreisekostengesetz (§ 5 BRKG), auf das § 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG verweist. Alternativ setzt du die tatsächlichen Kosten an, dafür brauchst du alle Belege und die Gesamtkilometer. Ein Fahrtenbuch oder eine Liste mit Datum, Ziel, Anlass und Kilometern solltest du in jedem Fall führen.
Nicht verwechseln: Die Entfernungspauschale von 0,38 € gilt für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, also für Pendler, und nur für die einfache Strecke. Für Fahrten zu wechselnden Auftrittsorten zählt der Satz je gefahrenem Kilometer, hin und zurück.
Verpflegung und Übernachtung
Bist du mehr als 8 Stunden unterwegs, ohne zu übernachten, kannst du 14 € Verpflegungspauschale ansetzen. Bei 24 Stunden Abwesenheit sind es 28 €, für An- und Abreisetag mit Übernachtung je 14 € (§ 9 Abs. 4a EStG). Übernachtungskosten setzt du mit dem Beleg an.
Checkliste Fahrtkosten
- Fahrzeugkosten und Jahreskilometer einmal im Jahr ausrechnen
- Stundensatz für Fahrzeit festlegen
- Modell wählen: Radius, Kilometerpreis oder Zonen
- Grenze für Übernachtungen festlegen
- Anfahrt als eigene Position ins Angebot
- Fahrten mit Datum, Ziel, Anlass und Kilometern notieren
So hilft dir bookartist
In bookartist steht die Entfernung zum Auftrittsort an jeder Anfrage, du siehst also sofort, ob sich eine weite Fahrt lohnt. Die Anfahrt legst du einmal als Artikel im Katalog an, zum Beispiel mit deinem Preis pro Kilometer, und setzt sie mit einem Klick als Position ins Angebot. Wie viel du insgesamt verlangen solltest, kannst du mit dem Gagenrechner durchspielen. Ausprobieren kannst du bookartist kostenlos.
Quellen
- § 9 EStG, Werbungskosten, Reisekosten und Verpflegungspauschalen
- § 5 BRKG, Wegstreckenentschädigung
- § 10 UStG, Bemessungsgrundlage
- Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 3.10 (Einheitlichkeit der Leistung, Nebenleistungen)
FAQ
Wie viel darf ich pro Kilometer berechnen?
So viel, wie du mit dem Kunden vereinbarst. Die 0,30 € sind nur der steuerliche Pauschalsatz für deine eigene Steuer. Kalkuliere mit deinen echten Fahrzeugkosten und deiner Zeit.
Muss ich auf Fahrtkosten Umsatzsteuer berechnen?
Ja, wenn du nicht Kleinunternehmer bist. Fahrtkosten sind eine Nebenleistung zu deinem Auftritt und bekommen denselben Steuersatz.
Berechne ich Hin- und Rückweg?
Ja. Du fährst beide Strecken, also gehören beide in die Kalkulation. Schreib im Angebot dazu, dass die Kilometer für Hin- und Rückfahrt gelten.
Kann ich die Anfahrt pauschal in die Gage packen?
Ja, für Auftritte in deiner Region ist das üblich. Für weite Strecken lohnt sich trotzdem ein Zuschlag, sonst verdienst du bei fernen Auftritten weniger.
Gilt für meine Fahrten die Pendlerpauschale?
Nein. Die Entfernungspauschale gilt für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte. Fahrten zu Auftritten setzt du je gefahrenem Kilometer an.