Hochzeitsband-Angebot mit Anfahrt und Überstunden schreiben
Angebot als Hochzeitsband: welche Positionen hineingehören, drei Modelle für die Anfahrt, Überstunden als Option und wann du nachfasst.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Angebot braucht feste Positionen: Gage, Anfahrt, Überstunden, Technik, Auf- und Abbau, Nebenkosten und Zahlung.
- Für die Anfahrt gibt es drei Modelle: Kilometerpauschale ab einer Schwelle, Zonen oder eingerechnet in die Gage.
- Überstunden gehören als Option mit Satz und Mindestdauer ins Angebot, nicht als feste Leistung.
- Eine Verlängerung vor Ort lässt du kurz schriftlich bestätigen (SMS oder E-Mail genügt) und rechnest sie über die Schlussrechnung ab.
- Nach dem Versenden fasst du nach drei bis vier Werktagen nach, höchstens zwei- bis dreimal.
Hinweis: allgemeine Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung.
Welche Positionen gehören ins Angebot?
Was nicht im Angebot steht, verhandelst du am Hochzeitstag. Nimm diese Liste für jede Anfrage:
| Position | Was du angibst |
|---|---|
| Gage | Grundbetrag, z. B. für 3 × 45 Minuten |
| Anfahrt | Kilometer- oder Zonenpauschale, Hin- und Rückweg |
| Überstunden | Satz, Mindestdauer, wie sie bestellt werden |
| Technik | was du mitbringst, was der Veranstalter stellt |
| Auf- und Abbau | Zeiten, Zugang zum Saal |
| Nebenkosten | Essen, Getränke, ggf. Übernachtung |
| Zahlung | Anzahlung, Fälligkeit, Zahlungsziel |
Ins Kleingedruckte gehören Storno, Ausfall durch Krankheit, Wetter bei Open Air und die Regel für Verlängerungen. Alles, was sich berechnen lässt, gehört in die Positionen.
Anfahrt kalkulieren: drei Modelle
Als Orientierung nehmen viele den steuerlichen Satz für Dienstfahrten mit dem Pkw: 0,30 € pro Kilometer. Bands setzen oft mehr an, weil Fahrzeit, Transporter und Material dazukommen. Erlaubt ist das, du musst es nur klar ausweisen.
Modell 1: Kilometerpauschale ab Schwelle
Zum Beispiel 0,50 € pro km, erst ab 30 km einfacher Strecke.
Beispiel: 80 km einfach, Hin und Rück 160 km, minus 60 km frei = 100 km × 0,50 € = 50 €.
Modell 2: Zonen
Bis 50 km 0 €, bis 100 km 40 €, darüber 90 €.
Beispiel: Hochzeit bei km 95 = 40 €. Der Kunde versteht das sofort.
Modell 3: in der Gage enthalten
„Inkl. Anfahrt bis 50 km.“ Das passt, wenn fast alle Aufträge im selben Umkreis liegen.
Leg deine Regel einmal fest und trag pro Anfrage nur noch die Entfernung ein. In bookartist legst du dafür eigene Positionen im Angebot an und übernimmst sie bei jeder Anfrage.
Überstunden: als Option, nicht als Zusage
Schreib die Verlängerung als Wahlmöglichkeit ins Angebot:
Verlängerung über die gebuchte Spielzeit hinaus auf Wunsch: [X] € je angefangene halbe Stunde, Mindestdauer 30 Minuten. Die Verlängerung wird vor Ort kurz schriftlich bestätigt (SMS, E-Mail oder Unterschrift) und mit der Schlussrechnung abgerechnet.
So musst du nicht länger spielen als gebucht, und der Preis steht vorher fest. Eine Änderung des Vertrags braucht die Zustimmung beider Seiten (§ 311 Abs. 1 BGB). Eine SMS oder E-Mail ist „Textform“ (§ 126b BGB). Das genügt als Beleg, wenn ihr nichts Strengeres vereinbart habt.
Welcher Satz ist üblich?
Teil deine Gage durch die gebuchte Spielzeit: 1.200 € für 2:15 Stunden Spielzeit sind rund 530 € pro Stunde. Für eine spontane Verlängerung ist ein Aufschlag üblich, weil du länger bleibst und später nach Hause kommst. Runde auf glatte Beträge, dann ist die Abrechnung vor Ort schnell erledigt. Wichtiger als der genaue Satz ist, dass er vorher im Angebot steht.
Zwei Formulierungen zum Übernehmen:
- Je halbe Stunde: „Jede angefangene halbe Stunde über die gebuchte Spielzeit hinaus kostet [X] €.“
- Mit Mindestdauer: „Verlängerung ab 60 Minuten möglich, [X] €, abgerechnet mit der Schlussrechnung.“
Was in die Anlage gehört
Technik: was du mitbringst (PA, Licht, Mikrofone) und was der Veranstalter stellt (Strom mit eigener Absicherung, Überdachung bei Open Air, ggf. Bühne).
Auf- und Abbau: Aufbau zum Beispiel 90 Minuten vor dem ersten Set. Steht der Saal erst später zur Verfügung, verschiebt sich der Beginn.
Verpflegung und Raum: eine warme Mahlzeit und Getränke für alle Musiker, ein abschließbarer Raum zum Umziehen.
Nachfassen nach dem Versenden
Erste Nachricht nach drei bis vier Werktagen, zweite nach einer Woche, letzte nach zwei Wochen mit Frist. Bei kurzfristigen Hochzeiten lieber nach zwei Tagen anrufen.
Betreff: Euer Angebot vom [Datum], [Hochzeitsdatum] ist noch frei
Hallo [Name], kurz nachgefragt: Ist das Angebot für eure Feier noch aktuell? Den [Datum] halte ich gerade noch frei. Wenn Fragen zur Anfahrt oder zu Verlängerungen offen sind, ruf mich gern an. Falls ihr euch anders entschieden habt, gebt mir kurz Bescheid.
In bookartist gehen solche Erinnerungen mit den Automationen (ab Pro) von selbst raus.
Anfrage, Angebot und Nachfassen digital
Allgemeine Buchhaltungsprogramme können Angebote und Rechnungen, kennen aber keine Auftritte, Programme oder Gagen. Spezialisierte Programme für Künstler bündeln das.
bookartist legt pro Auftritt Anfrage, Angebot, Vertrag und Rechnung zusammen ab, dazu Buchungsseite und Kundenportal. Das gilt auch für Bands: Team-Mitglieder mit Rollen und Honorar gibt es im Premium-Tarif. Der Einstieg ist dauerhaft kostenlos, mit begrenzter Zahl an Belegen.
Grenzen: bookartist ersetzt keine Steuerberatung. Deine Anfahrtsregel und Überstundensätze legst du selbst fest.
FAQ
Anfahrt extra ausweisen oder in die Gage rechnen?
Beides ist erlaubt. Getrennt ist es transparenter und passt sich bei langen Strecken automatisch an.
Das Paar sagt vor Ort mündlich „spielt weiter“ und zahlt später nicht?
Darum vorher eine kurze schriftliche Bestätigung, eine SMS reicht. Ohne Bestätigung spielst du nicht weiter.
Überstunden nachträglich auf die Rechnung, ohne sie im Angebot zu nennen?
Nur mit Zustimmung des Kunden. Steht die Option mit Preis im Angebot, ist die Abrechnung unkompliziert.
Wie hoch ist eine übliche Kilometerpauschale?
Steuerlich gelten 0,30 € pro km für Dienstfahrten. Viele Bands nehmen 0,40 bis 0,60 €, weil Transporter und Fahrzeit mehr kosten. Wichtig ist, dass der Betrag im Angebot klar steht.