Von der Anfrage zur Rechnung: der Ablauf in sieben Schritten
Sieben Schritte von der ersten Mail bis zum Geldeingang, als roter Faden für jede Buchung.
Jede Buchung durchläuft dieselben Schritte, ob Firmenfeier oder Hochzeit. Wer diesen Ablauf einmal fest durchdenkt, arbeitet schneller, vergisst nichts und wirkt professionell. Hier der Ablauf von der Anfrage bis zum Geldeingang.
Der Ablauf in sieben Schritten
- Anfrage erfassen: Jede Anfrage landet an einem Ort, mit Datum und Kontakt, egal ob per Mail, Formular oder Notiz.
- Prüfen: Datum frei? Ort machbar? Budget realistisch? Erst prüfen, dann Zeit investieren.
- Angebot senden: ein sauberes PDF mit klaren Positionen, schnell raus, solange das Interesse frisch ist.
- Nachfassen: nach ein paar Tagen freundlich erinnern, wenn nichts kommt.
- Buchen & Vertrag: Zusage festhalten, Vertrag und Anzahlung, Termin verbindlich blocken.
- Vorbereiten: Technik-Rider, Ablauf, Erinnerung an den Kunden vor dem Event.
- Rechnung & Nachbereitung: nach dem Auftritt zeitnah abrechnen, danach um Rückmeldung und eine neue Buchung bitten.
Was dir ein fester Ablauf bringt
- Nichts fällt durch: Jeder Schritt hat seinen Platz, keine Anfrage wird vergessen.
- Tempo: Du musst nicht jedes Mal neu überlegen.
- Professionalität: Der Kunde erlebt einen Ablauf aus einem Guss.
- Übersicht: Du siehst jederzeit, welche Buchung in welchem Schritt hängt.
Der Engpass ist fast immer Schritt 4
Zwischen Angebot und Buchung verlierst du die meisten Aufträge, und zwar selten am Preis, sondern weil niemand nachfasst. Wer offene Angebote sichtbar hält und rechtzeitig erinnert, hebt seine Abschlussquote spürbar.
So bildet das System den Ablauf ab
In einer Pipeline wandert jede Buchung von Schritt zu Schritt, von „Neu" bis „Rechnung raus". Du siehst sofort, wo etwas liegt, welches Angebot offen ist und wer eine Erinnerung braucht. Das System macht Vorschläge, entscheiden tust du.
Fazit
Der Ablauf ist ein roter Faden, den du bei jeder Buchung wiederholst: erfassen, prüfen, anbieten, nachfassen, buchen, vorbereiten, abrechnen. Hast du ihn einmal verinnerlicht, läuft jede Buchung fast von selbst.