Setliste und Programm mit Kunden abstimmen: in vier Schritten

Das Wichtigste in Kürze

• Stimm den Programmrahmen schon im Angebot ab. Nach der Zusage kommen Wünsche sonst als Nachforderungen.
• Wunschtitel, Dauer und Programmpunkte sind verhandelbar. Technik, Sicherheit und die Reihenfolge in deinem Block entscheidest du.
• Vier Schritte: Rahmen im Angebot, Entwurf, gebündelte Rückmeldung mit Frist, verbindliche Fassung.
• Gib jeder Fassung ein Datum und lass die letzte bestätigen. Im Streit zählt, was du belegen kannst.
• Halte kurzfristige Änderungen sofort schriftlich fest und nenn Zusatzkosten gleich, nicht erst in der Rechnung.

Hinweis: allgemeine Orientierung, keine Rechtsberatung.

Warum vor der Buchung abstimmen?

Wer erst nach der Zusage über das Programm spricht, hat drei Abende Nachfragen und Umplanen vor sich und am Ende trotzdem Kompromisse. Klärst du Wünsche, Tabus und den Ablauf des Abends vorher, kannst du sie im Angebot einpreisen.

Hängst du den abgestimmten Rahmen an die Auftragsbestätigung („Programm gemäß Anlage 1“), wird er Teil der Vereinbarung.

Was klärst du mit dem Kunden, was nicht?

Faustregel: Was die Gäste direkt erleben, stimmst du ab. Was deine Show erst möglich macht, bleibt bei dir.

Beispiele:

• Hochzeitsband: Eröffnungstanz, Wunschtitel, No-Gos.
• Zauberer: welche Programmpunkte in den Block kommen.
• DJ: Set-Dauer, Ansagen, Übergang zum späten Teil.

Ein Satz, der hilft: „Darum kümmere ich mich, das überlasse ich meiner Erfahrung.“

Die vier Schritte

1. Rahmen im Angebot

Im Angebot steht nur der Rahmen: Spielzeit, Art des Programms, Eckpunkte wie „Showblock 45 Minuten nach dem Hauptgang“. Dazu ein Satz: „Das genaue Programm stimmen wir bis zwei Wochen vor dem Termin ab.“

2. Entwurf schicken

Schick den Programmvorschlag mit der Bitte um Rückmeldung bis zu einem Datum. Markier, wo du flexibel bist und wo nicht.

Gib jeder Fassung ein Datum („Fassung vom 3.3.“), und halte Rückmeldungen schriftlich am selben Ort fest wie Anfrage und Angebot. Je weniger Kanäle, desto seltener fragt jemand: „Welche Version galt nochmal?“

3. Wünsche in einem Durchgang sammeln

Bitte schick mir alle Änderungen bis zum [Datum]. Danach ist das Programm fest.

Das verhindert tägliche Einzelwünsche.

4. Verbindliche Fassung

Erklär die abgestimmte Fassung ausdrücklich für verbindlich, mit Datum. Spätere Änderungen gehen nur nach Rücksprache und kurzer schriftlicher Bestätigung.

Vorlagen

Programmvorschlag

Hallo [Name], danke für die Infos zu eurer [Feier]. Mein Vorschlag für den Ablauf: [Programmpunkt 1, Dauer], danach [Programmpunkt 2]. [Eröffnungstanz/Showblock] habe ich eingeplant. Gib mir bitte bis zum [Datum] Rückmeldung, danach ist das Programm fest.

Änderungswunsch annehmen

Danke für deine Nachricht. Ich baue [Wunsch] so ein: [Anpassung]. Alles andere bleibt wie besprochen. Wünsche über das Angebot hinaus, z. B. eine längere Spielzeit, berechne ich nach Absprache mit [Betrag].

Wunsch ablehnen, ohne den Kunden zu verlieren

Danke für die Idee mit [Wunsch]. Aus [Grund: Technik, Ablauf, Raum] klappt das an diesem Abend leider nicht zuverlässig. Mein Vorschlag stattdessen: [Alternative]. Passt dir das?

Verbindlich festhalten

Das Programm gehört als Anlage zum Vertrag, nicht in den Vertragstext. Festhalten solltest du:

• Endzeit
• Lautstärke-Obergrenze
• Übergaben wie Eröffnung, Torte und Abschied
• Technik

Was in deinem Technik-Rider steht, ist die Grundlage für den Veranstalter und sollte nicht verhandelbar sein.

Entscheidend ist die zuletzt bestätigte Fassung. Bewahr die Bestätigungen mit Datum auf, nicht nur das fertige PDF.

Kurzfristige Änderungen

Zusagen, wenn die Änderung deinen Auftritt nicht gefährdet: ein anderer Eröffnungstitel, eine verschobene Startzeit.

Nachverhandeln, wenn Anfahrt, Material oder Gage betroffen sind, etwa ein zusätzliches Set:

Das ist kurzfristig mit einem Aufpreis von [X] möglich, weil ich länger bleibe.

Schick direkt nach dem Telefonat eine kurze Nachricht: was sich ändert, was bleibt, ob es die Gage betrifft. Bitte um ein kurzes „Passt“.

Fünf teure Fehler

1. Nur mündlich abgesprochen: Im Streit hast du keinen Beleg.
2. Keine Frist: Dann kommen Änderungen am Auftrittstag.
3. Die falsche Person entscheidet: Klär vorher, wer verbindlich zusagt.
4. Zusatzkosten erst in der Rechnung: Das führt zu Diskussionen. Nenn sie sofort.
5. Fünf Kanäle: Mail, WhatsApp, Telefon. Sammel alles an einem Ort.

Wie bookartist hilft

In bookartist legst du deine Nummern im Repertoire an und stellst daraus Programme zusammen, mit Dauer je Nummer. Weist du einem Auftritt ein Programm zu, kannst du es dort pro Auftritt anpassen: Nummern weglassen, ersetzen oder etwas dazunehmen. Jede Abweichung ist markiert und lässt sich zurücksetzen. Dazu hängen Angebot, Vertrag, Rechnung und Nachrichten am selben Auftritt, und dein Kunde sieht seine Dokumente im Kundenportal.

Eine eigene Freigabe-Funktion, mit der der Kunde jede Programmfassung im Portal bestätigt, gibt es nicht. Die Bestätigung holst du per Nachricht oder E-Mail ein, die am Auftritt gespeichert bleibt.

FAQ

Muss das Programm in den Vertrag?

Als Anlage zur Auftragsbestätigung ist es Teil der Vereinbarung. Eine bestätigte E-Mail genügt als Beleg, wenn sie zum Auftritt gehört.

Wie viele Wunschtitel sollte eine Hochzeitsband zulassen?

Bewährt sind drei bis fünf Wunschtitel plus klare No-Gos. Den Rest stellst du passend zum Abend zusammen.

Darf der Kunde kurz vorher noch Titel streichen?

Ja, solange deine Show nicht leidet. Betrifft es Spielzeit, Anfahrt oder Gage, sprich den Preis an und halte die Änderung schriftlich fest.

Wie schicke ich Hörproben?

Als gemeinsame Playlist bei Spotify oder Apple Music, mit Frist für die Rückmeldung.

Brautpaar und Eltern sind sich uneinig?

Klär vorher, wer entscheidet, sammel alle Wünsche bis zu einer Frist und lass diese Person die Fassung bestätigen.